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虽然保存日期最常与婚礼相关，但它们也可用于提醒同事注意即将举行的业务活动。保存日期对于商务活动很有用，因为您的许多同事可能会提前很久安排会议和商务旅行。保存日期可作为预先邀请，在活动开始前提醒客人，以便他们可以相应地计划他们的日程安排。保存日期会给与会者足够的通知，这同样可以增加您的客人人数。

何时发送

计划在活动日期前六个月左右发送邀请。邀请通常在活动开始前八周左右发出，因此保存日期应该明显提前发出，这样两个邀请就不会重叠。这也为处理繁忙日程和会议的客人提供了充裕的计划时间。即使管理级别的员工没有参加，也要在发送保存日期的同时提醒他们注意该功能。它使主管和管理层有大量时间来计划轮班，以涵盖将要参加活动的人员。

相关信息

在活动结束六个月后尽可能多地向客人填写详细信息，以便他们尽可能了解情况。这包括活动的名称、活动地点以及日期和时间。这有助于员工相应地协调他们的日程安排。

例如，如果活动在城外进行，他们将需要考虑旅行时间。如果活动持续半天，那么他们仍然可以在当天的其他时间安排会议。礼貌地承认员工的繁忙日程将大大鼓励他们的出勤率。

活动概要

如果可能，请在保存日期时简要介绍一下事件。这将有助于吸引员工参加，并明确活动与员工的工作、职位和兴趣的相关性。

例如，如果活动是励志研讨会，请让受邀者知道主题是什么。如果活动将有一位主讲人，请提醒员工他是谁、他的资历是什么以及他将讨论什么主题。

鼓励

在保存日期结束时，包括一个友好的注释或鼓励参与的短语。这可能包括简单的“希望在那里见到你”或更前瞻性的“期待见到你”。附上一张便条，说明接下来会收到邀请，尤其是当没有在保存日期中涵盖活动的每个细节时。这将抵消员工的任何不必要的询问，并明确表示他们还不需要回复。